масса средств есть. RUP и XP — касаются самого проектираония.
задачи раздавать — это планирование. один из способов — сетевое планирование. Реализовано в ms project. outlook усть — вперед. чтобы совсем удобно было — заведите сайт группы (проекта). можно на sharepoint сделать. при этом это дело с ms project инетгрируется. А если еще и starteam использовать для руления исходниками, то его можно тоже прикрутить к ms project.
как именно планирование делать — это тож отдельная наука.
по канонм UP на проработку дается прецедент. Но опять же — разработка вещь коллегиальная. Чтобы написать документ, отдать а потом через месяц поинетресоваться как дела — тоже неверно.