Или "как избежать того, чтобы его заставлять что-либо делать" — пока не решил, как правильно ))

В общем, уже не в первый раз сталкиваюсь с такими процессами, приведу пример.
Есть некая база телефонов некой компании. Каждый телефон закреплен за определённым отделом. Отдел телекома раз в месяц проводит внутренний биллинг — какой отдел на сколько наговорил. Потом общие выплаты провайдеру пропорционально делятся между отделами.
Пользователь из отдела телекома выгружает из внутренней телефонной биллинговой системы файл типа "отдел — сумма" и отправляет его в финансы. Бухгалтер пробует провести этот файл через финансовую систему, но это не всегда получается — например, есть телефоны, которые находятся в отделах, у которых нет статьи расходов "переговоры" — тогда связываются с владельцами отделов и просят их подобрать другой отдел. Когда все исключительные ситуации подчистятся телекомщик ещё раз выгружает файл "отдел — сумма" и снова передаёт его в финансы. Естественно не факт, что он и во второй раз пройдёт (хотя обычно проходит) и так повторяется до тех пор пока финансовая система не примет файл.

В базе, для разбирательств, хранятся все срезы данных, из которых формируются файлы. Последний из них чаще всего правильный, который прошёл в финансовой системе. Он должен включаться в отчётность, которая доступна владельцам отделов.

Вопрос в том, какой из срезов считать правильным. Смотреть просто по дате и считать последний правильным не подходит, поскольку тогда первый (пока он единственный) будет отображаться владельцам отделов.

В своё время я сделал тупо — добавил галочку и сказал, что когда файл прогонится ставьте тут галочку. Процесс хромал полгода, если не год — телекомщики забывали ставить галочку, владельцы отделов не видели данных.
Сложность в том, что "ставить галочку" это не прямая заинтересованность телекомщика — т.е. его процесс закончился на том, что из финансов ему позвонили и сказали, что файл провёлся. А выставить данные на обозрение владельцам отделов это некий дополнительный шаг, который телекомщик до внедрения новой системы не делал и поэтому забывает (я их не виню).

Сейчас похожая ситуация в другом процессе (ситуация похуже — заинтересованность ставить галочки после окончания процесса ещё меньше). Снова задался вопросом — а как можно элегантно это решить. Нет ли идей?

Здравствуйте, Neco, Вы писали:

N>Или "как избежать того, чтобы его заставлять что-либо делать" — пока не решил, как правильно ))

N>В общем, уже не в первый раз сталкиваюсь с такими процессами, приведу пример.
N>Есть некая база телефонов некой компании. Каждый телефон закреплен за определённым отделом. Отдел телекома раз в месяц проводит внутренний биллинг — какой отдел на сколько наговорил. Потом общие выплаты провайдеру пропорционально делятся между отделами.
N>Пользователь из отдела телекома выгружает из внутренней телефонной биллинговой системы файл типа "отдел — сумма" и отправляет его в финансы. Бухгалтер пробует провести этот файл через финансовую систему, но это не всегда получается — например, есть телефоны, которые находятся в отделах, у которых нет статьи расходов "переговоры" — тогда связываются с владельцами отделов и просят их подобрать другой отдел. Когда все исключительные ситуации подчистятся телекомщик ещё раз выгружает файл "отдел — сумма" и снова передаёт его в финансы. Естественно не факт, что он и во второй раз пройдёт (хотя обычно проходит) и так повторяется до тех пор пока финансовая система не примет файл.

А может, вместо того, чтобы подделывать отчёт биллинга каждый раз, — внести изменения в исходные таблицы?
Как вариант (если миграция телефонов между отделами — неискоренимое зло), ввести фиктивный отдел "прочее", у которого есть статья расходов на переговоры.



N>В своё время я сделал тупо — добавил галочку и сказал, что когда файл прогонится ставьте тут галочку. Процесс хромал полгода, если не год — телекомщики забывали ставить галочку, владельцы отделов не видели данных.
N>Сложность в том, что "ставить галочку" это не прямая заинтересованность телекомщика — т.е. его процесс закончился на том, что из финансов ему позвонили и сказали, что файл провёлся. А выставить данные на обозрение владельцам отделов это некий дополнительный шаг, который телекомщик до внедрения новой системы не делал и поэтому забывает (я их не виню).

Поскольку именно бухгалтер ставит визу, то, может, пусть бухгалтер и галочку ставит, и выгрузку файла в общий доступ инициирует?
Я не знаю, как там у вас с документооборотом дела... можно (?) было бы сделать следующее. Бухгалтер не звонит телекомщику, а пишет электрописьмо определённого содержания. А почтовый сервер (эхченьж) или даже почтовый клиент у телекомщика на это письмо реагирует.

Здравствуйте, Кодт, Вы писали:

К>А может, вместо того, чтобы подделывать отчёт биллинга каждый раз, — внести изменения в исходные таблицы?
"подделывать" от слова "подделка"?
на самом деле все эти манипуляции абсолютно правомерны. т.е. это вполне ожидаемо, что файл пройдёт со второго-третьего раза.

К>Как вариант (если миграция телефонов между отделами — неискоренимое зло), ввести фиктивный отдел "прочее", у которого есть статья расходов на переговоры.
отделы хранятся в финансовой системе — там просто так ничего добавить нельзя. да и весь смысл в том, чтобы перераспределить расходы по реальным отделам (чтобы расходы операционным бюджетом покрывались).
но собственно суть в том, что есть некая операция в системе А, которая выдаёт некий отчёт. Этот отчёт пересылается в систему Б и там либо принимается, либо нет. Если принимается, то пользователь системы А извещается и он должен поставить у себя галочку — мол, вот эта версия отчёта в системе Б была принята. И исключить из цепочки пользователей (людей) нельзя.

К>Поскольку именно бухгалтер ставит визу, то, может, пусть бухгалтер и галочку ставит, и выгрузку файла в общий доступ инициирует?
бухгалтер тоже может забыть и пока ему не напомнят, он не поставит. это не связано напрямую с его текущими бизнес-задачами.

в той системе, которой я сейчас занимаюсь (там много специфики, поэтому я про телефоны пример привёл), ещё чуть сложнее — там нет напрямую заинтересованной стороны (в виде владельцев отделов), которая бы пнула в течении обозримого будущего и галочка была бы поставлена. там просто будет проводиться внутренний аудит системы А и аудиторы могут спросить — "а какую версию отчёта вы высылали в систему Б?". И без нужной пометки отличить черновики от чистовика будет нереально. Плюс пользователя системы Б контролировать нельзя — это другая организация, они отвечают письмами в свободной форме.

Здравствуйте, Neco, Вы писали:

N>Или "как избежать того, чтобы его заставлять что-либо делать" — пока не решил, как правильно ))

Это очень просто. Нужно чтобы владельцы отделов видели именно те суммы, которые проведены по бухгалтерии. То есть брать их прямо из 1С (или что там у вас) и показывать.

Здравствуйте, Neco, Вы писали:

К>>А может, вместо того, чтобы подделывать отчёт биллинга каждый раз, — внести изменения в исходные таблицы?
N>"подделывать" от слова "подделка"?
N>на самом деле все эти манипуляции абсолютно правомерны. т.е. это вполне ожидаемо, что файл пройдёт со второго-третьего раза.

Может быть, и правомерны, но как ещё можно назвать манипуляции, когда берётся отчёт биллинга, и руками подгоняется под желаемый результат?

N>отделы хранятся в финансовой системе — там просто так ничего добавить нельзя. да и весь смысл в том, чтобы перераспределить расходы по реальным отделам (чтобы расходы операционным бюджетом покрывались).

Значит, или в биллинге, или в бухгалтерии (или и там, и там) информация об отделах не соответствует действительности.
Так, может, один раз её привести в соответствие, чем каждый месяц отчёт подгонять?


N>но собственно суть в том, что есть некая операция в системе А, которая выдаёт некий отчёт. Этот отчёт пересылается в систему Б и там либо принимается, либо нет. Если принимается, то пользователь системы А извещается и он должен поставить у себя галочку — мол, вот эта версия отчёта в системе Б была принята. И исключить из цепочки пользователей (людей) нельзя.

Ну, если пользователь А извещается пользователем Б, — то давайте встроимся в процедуру извещения.


К>>Поскольку именно бухгалтер ставит визу, то, может, пусть бухгалтер и галочку ставит, и выгрузку файла в общий доступ инициирует?
N>бухгалтер тоже может забыть и пока ему не напомнят, он не поставит. это не связано напрямую с его текущими бизнес-задачами.

То есть, бухгалтер принял отчёт и забыл позвонить телекомщику. Тогда ничего уже не поможет, никто не узнает.
А если он не забыл — то я предлагаю, чтобы вместо звонка он известил телекомщика таким способом, который может быть перехвачен и обработан автоматически.

Или, если сама процедура принятия (бух подшивает отчёт в свою базу, или там в архив) поддаётся пропатчиванию.
Только бух скопировал файл в папку "готовые отчёты телекомщика", так сразу же сработал триггер и кинул этот файл на сервер, в мейллист и т.д. и т.п.

В нормальной системе документооборота у документов должны быть состояния.
По вашему описанию этого не наблюдается. Я встречал, например, такую
систему состояний документов (в скобках бумажная аналогия):

— подготовка — документ создан и заполняется инициатором (лежит у него на столе)
— отправка — документ передан (лежит на тумбочке между столами)
— принят — документ у принимающей стороны (взят с тумбочки на другой стол)
— утвержден — проверен принимающей стороной (завизирован и подшит в папку)
— устарел — помечен на удаление (выкинут в корзину)

Пока документ не утвержден, его состояние можно окатить к предыдущему и исправить.
Соответственно, отчет должен работать по утвержденным документам.

Здравствуйте, wildwind, Вы писали:

N>>Или "как избежать того, чтобы его заставлять что-либо делать" — пока не решил, как правильно ))
W>Это очень просто. Нужно чтобы владельцы отделов видели именно те суммы, которые проведены по бухгалтерии. То есть брать их прямо из 1С (или что там у вас) и показывать.
там (в финансовой системе) нет деталей — кто куда звонил и т.п.

Здравствуйте, VsevolodC, Вы писали:

VC>- подготовка — документ создан и заполняется инициатором (лежит у него на столе)
VC>- отправка — документ передан (лежит на тумбочке между столами)
VC>- принят — документ у принимающей стороны (взят с тумбочки на другой стол)
VC>- утвержден — проверен принимающей стороной (завизирован и подшит в папку)
VC>- устарел — помечен на удаление (выкинут в корзину)

в принципе эти состояния есть, но ситуация такая, что данный целевой документ создаётся из пачки других документов. И вот когда целевой документ принял состояние "утверждён" в системе Б, в системе А пачка, которая являлась исходной для создания целевого документа, должна быть помечена как "вот она!".

сегодня утром придумалось, что можно не давать создавать черновики за следующий период, пока за предыдущий период один из черновиков не помечен как успешный. это позволит затянуть установку "галочки" максимум на один период, плюс может выработает привычку у оператора ставить галочку сразу же после получения подтверждения.

Здравствуйте, Кодт, Вы писали:

К>Может быть, и правомерны, но как ещё можно назвать манипуляции, когда берётся отчёт биллинга, и руками подгоняется под желаемый результат?
можно назвать "валидация".
он не руками подгоняется — телефоны переносятся с "неправильных" отделов на "правильные", с "мёртвых" на "живые" и ещё ряд каких-то бизнес-правил. а потом биллинг проводится ещё раз, генерируется ещё один файл и он снова пускается на обработку — т.е. весь процесс подгонки строго журналируется теми самыми черновиками.

N>>отделы хранятся в финансовой системе — там просто так ничего добавить нельзя. да и весь смысл в том, чтобы перераспределить расходы по реальным отделам (чтобы расходы операционным бюджетом покрывались).
К>Значит, или в биллинге, или в бухгалтерии (или и там, и там) информация об отделах не соответствует действительности.
К>Так, может, один раз её привести в соответствие, чем каждый месяц отчёт подгонять?
информацию каждый месяц приводят в соответствие и далее она снова расползается. системы слабо связаны. скажу так — условия такие, что более-менее контролю поддаётся сторона системы А (которая самописная) и её пользотелей. На другой стороне система Б с её пользователем (в данном случае это финансовая система с бухгалтером, в более общем случае это третья организация с её представителем) и говорить им "ребята, не звоните нам, а пишите письмо такого-то формата, на такой-то адрес" это как-то черезчур высокопарно. плюс email не решает всех сложностей и при этом добавляет новых: email может отправить кто угодно (либо надо где-то хранить параметр "принимать только от" и оператор системы А должен его поддерживать — не забывать), email может не дойти, email может быть обработан неуспешно (оператор системы А должен мониторить получение и ошибки, иметь инструкции на этот счёт), процедуру подтверждения надо уметь откатить ("ой, не этот файл успешно обработан, а этот" — надо закладывать в протокол обмена сообщениями по email, что есть усложнение для оператора системы Б).

надо просто чтобы пользователь системы А как-то ненавязчиво и способом близким к натуральному не забывал ставить галочку после того, как получил уведомление. Один из способов придумал (предыдущий ответ), но чувствую нутром должно быть более красивое решение.

Здравствуйте, Neco, Вы писали:

N>Здравствуйте, VsevolodC, Вы писали:

VC>>- подготовка — документ создан и заполняется инициатором (лежит у него на столе)
VC>>- отправка — документ передан (лежит на тумбочке между столами)
VC>>- принят — документ у принимающей стороны (взят с тумбочки на другой стол)
VC>>- утвержден — проверен принимающей стороной (завизирован и подшит в папку)
VC>>- устарел — помечен на удаление (выкинут в корзину)

N>в принципе эти состояния есть, но ситуация такая, что данный целевой документ создаётся из пачки других документов. И вот когда целевой документ принял состояние "утверждён" в системе Б, в системе А пачка, которая являлась исходной для создания целевого документа, должна быть помечена как "вот она!".

в таком случае было бы логично выгружать утвержденный документ из Б в А и ориентироваться на него...

Здравствуйте, Neco, Вы писали:

W>>Это очень просто. Нужно чтобы владельцы отделов видели именно те суммы, которые проведены по бухгалтерии. То есть брать их прямо из 1С (или что там у вас) и показывать.
N>там (в финансовой системе) нет деталей — кто куда звонил и т.п.

Ты что-то сам путаешься. Людям нужно увидеть, какую сумму на какой отдел повесили. Так?

А кто куда звонил, можно посмотреть из биллинга, и сейчас это уже реализовано, не так ли? Эта информация ведь не меняется о того, как провел бухгалтер.

Здравствуйте, wildwind, Вы писали:

W>>>Это очень просто. Нужно чтобы владельцы отделов видели именно те суммы, которые проведены по бухгалтерии. То есть брать их прямо из 1С (или что там у вас) и показывать.
N>>там (в финансовой системе) нет деталей — кто куда звонил и т.п.
W>Ты что-то сам путаешься. Людям нужно увидеть, какую сумму на какой отдел повесили. Так?
Может где не так выразился.
Какую сумму на какой отдел повесили — это раз.
Какой человек по какому поводу столько наговорил — это два.

W>А кто куда звонил, можно посмотреть из биллинга, и сейчас это уже реализовано, не так ли? Эта информация ведь не меняется о того, как провел бухгалтер.
информация не видна до тех пор, пока бухгалтер не проведёт файл и не уведомит телекомщика о том, что файл лёг. т.е. всё-таки она как бы меняется в плане видимости.

Здравствуйте, Neco, Вы писали:

N>информация не видна до тех пор, пока бухгалтер не проведёт файл

Так открой ее снова. любую из версий, для определенности первую.

В смысле, как переделать ЛЮДЕЙ? У меня плохие новости, сэр

В почтовых программах над схожей задачей бились годами. И единственным
приемлемым вариантом оказался факт открытия письма + таймаут. То есть
вообще исключили человека из принятия решения.

И здесь рекомендую так же — ОТКРЫЛ и ПРОСМОТРЕЛ, значит СОГЛАСЕН и
АКТУАЛЬНО по умолчанию. А кнопочка "сохранить не помечая" пусть будет
отдельная.

Если интересна подноготная, почитай Дана Ариэли "Предсказуемо
иррациональны". Люди реально будут действовать как привыкли, интуитивно.
Даже если на кону крайне важные вопросы. Так, например, в большинстве
стран люди СОГЛАСНЫ жертововать органы после смерти. Лишь потому, что в
анкете на права это ответ по-умолчанию!!