>Так вот надо ли назначать отдельного "специально обученного человека" для банального нажимания на кнопку для случаев, приведенных в примерах? Или же это излишне?

Вопрос не к программированию, а организации бизнес-процесса.
Обычно "специально обученный человек" не требуется.
Оператор, готовивший документ, жмет на "кнопочку", меняющюю его статус, отправляя дальше по цепочке.

Бывают исключения, когда действительно требуется контроль каких-то специалистов,
например финансовых параметров рассмотренной-одобреной уже заявки на кредит.

Но вот по личной практике, для данных конкретных примеров, специально обученных людей не требуется.