На самом деле необходим внешний компонент ( модуль, приложение ) по средством которого был организван транспорт между комплексами документов и медиа. Это минимальные требования.
Неплохо было бы если бы здесь же была реализована локальная БД. Без третей точки сервера. Только P2P. С возможностями репликации. То есть синхронизации локальных БД.
Идеально будет :
Если будет еще и утилита по непосредственно созданию формата документов для обмена...
Выше указанный компонент должен иметь API. Для интерграции в программный комплекс.
Разумеется все это можно было реализавать самостоятельно. И решить подзадачи
— транспорт
— БД
— Структура документа + конвертация ( как-нибудь выкрутиться используя XML )
— Репликация
Но зачем свой велосипед? Такие задачи возникаю сплош и рядом, а стало быть она наверняка нераз уже решена.