Предисловие: Я новичок в мире документации, так что прошу относиться к моим вопросам соответственно

И так, Всем приветы. Передо мной стоит задача написать документ, описывающий создание конференций. В этом документе я должен разобрать все возможные случаи, с описанием параметров внутри сообщений. И я столкнулся с проблемой нагромождения документа и всевозможных повторов в разных "концах" сценариев. Я читал две книги по написанию Use Case, и в обоих написано не совсем то, что мне нужно. Из чего я сделал вывод, что тот документ, который я хочу написать, скорее всего не совсем "варианты использования".

Я бы хотел что бы мой документ был максимально наглядным, чему могут способствовать Call Flow, и при этом весьма содержательным, т.к. там должны быть описаны параметры. Но я столкнулся с проблемой: например я описываю создание конференции, и, в процессе их создания, всем участникам рассылаются приглашения. И тут возникают три варианта:
1. Все участники не доступны (конференция создается не через клиентскую звонилку, а через веб интерефейс).
2. Кто то один из участников не доступен.
3. Все доступны, конференция успешно создана.
Пока процесс создания конференции дойдет до этого этапа, описан уже большой Call Flow. И я подумал а почему бы не сделать так:
Я описываю call flow, т.е.: "(1)Посылается запрос на создание, бла бла бла...", дохожу до нужного момента и прям в тексте пишу: "(15.2), участник В не доступен", и вставляю маленький call flow с нужными сообщениями и описанием специфических параметров. Но такой вариант написания документа очень громоздкий. В общем, буду рад если кто нибудь поделится опытом, как это сделать наиболее красиво, эффективно и при этом не разбивая на тысячу разных документов.