Hello,
>
> здесь иногда выпадает exception , что он не может сохранить , так как документ используется другим процессом
> Не подскажите, как этого можно избежать, может нужно как-нибудь остановить работу этого процесс, в случае exception-а??????

Лучше подобных ситуаций по возможности избегать. А так, например, можно блокировать файл при открытии. Либо, делай повторную попытку через таймаут.